こんにちは。dasManです。
当ブログに足を運んでくださり、ありがとうございます！
このブログでは「昨日よりも自分らしい生活を」をモットーに、
暮らしのアイディアを日々研究、発信しています。
今回は「捨てられない書類を効率良く、省スペースに収納する方法」
についてご紹介します。
「捨てられない書類が多すぎて家が片付かない！」
「いつも必要な書類が迷子になる！」
という人はぜひ読んでみてくださいね。
書類のデータ化とは？
書類のデータ化とは、書類をスキャンしてPDFとしてパソコンなどに保存することです。
PDF化と呼ばれたりもします。
個人で書類をデータ化するなら、専用のスキャナーを使う方法と、スマホアプリを使う方法が一般的です。
書類をデータ化するメリット
収納スペースの節約になる
書類をデータ化すれば収納スペースは、ほぼ必要ありません。
我が家ではデータ化を始めてから、
ニトリのカラーボックス1.5個分ほどの収納スペースを空けることができました。
特に収納スペースを圧迫しがちな家電の説明書や保険の定期案内は、
データ化して、原本は処分してしまうのがおすすめです。
どこからでも閲覧できる
書類をデータ化してクラウドに保存すれば、
どこからでも書類を閲覧することができます。
たとえば、外出先で急に何か確認しないといけなくなっても大丈夫。
スマホ1つあれば、必要な書類を確認することができます。
個人的に1番恩恵を受けたのは、結婚式準備でした。
結婚式用の大量のカタログをデータ化しておくことで、打ち合わせ準備の荷物をずいぶん軽くすることができました。
探すのが簡単になる
データ化した書類に名前をつけておけば、検索を使って簡単に探すことができます。
私はデータ化した書類の名前を「日付_書類名」にすることで、
名前で検索できるし、時系列でも探せるようにしています。
「何年も前にもらった書類が急に必要になった！」という時でも、
日付と書類名をつけておけば、すぐに見つけることができるのです。
拡大縮小ができる
データ化した書類は拡大縮小できるため、
細かい文字でも読みやすい大きさに拡大したり、大きな図形を縮小して全体を見やすくすることができます。
私自身は、自分の祖母に家族旅行の行程表を見せる時に拡大機能をよく使っています。
何度でも書き込める
紙だと一度ペンで書き込むと、もう元の書類に書き込むことはできませんが、
書類データを複製すれば、何度も同じ書類に書き込むことができます。
たとえば旅行の行程表を使って、何度もメンバーと調整したい時は、相手毎に書き込みできて便利です。
iPadなどのタブレットを使えば、より紙に近い感覚で書き込むことができます。
書類をデータ化するデメリット
紙じゃないと読みづらいことがある
書類をデータ化するとタブレットやパソコンでしか見られなくなってしまうため、人によっては読みづらくなってしまうことがあります。
特に年配の方など、画面で細かい字を読むのに慣れていない人には苦痛になってしまうかもしれません。
書類のデータ化は
日常的にスマホやパソコンで文字を見る機会がある人、
また、ある程度アプリなどの操作ができる人に
おすすめの方法です。
書類の全体量がわかりづらい
本やカタログなど、全体が何百ページにもなるような大きい書類だと、
全体量がわかりづらいのがデメリットです。
これは個人的な感覚なのですが、
自分が読んでいる場所が全体のどのあたりなのかを直感的に把握できないと、
全体としての結論を予測できず、なんとなく飽きてしまいます。
あとどれぐらいで話が終わるのか分からないと、内容に集中できない気がするんです。
私の場合、電子書籍に慣れてからは気にならなくなりましたが、慣れるまでは少し頑張る期間が必要です。
自分に合った閲覧アプリを使うと良い
これらの「紙じゃないと読みづらい」、「書類の全体量がわかりづらい」というデメリットは
自分に合ったPDF閲覧アプリを使うと、解消されることがあります。
アプリストアで探せば、無料・有料問わずたくさんのPDF閲覧アプリがでくるので、
まずは無料のものから試してみて、
自分に合ったPDF閲覧アプリを見つけてみましょう。
まとめ
書類の収納に困っている人は、ぜひデータ化してみましょう。
書類をデータ化すれば収納スペースを節約できるだけでなく、
検索性がアップし、持ち運びもとても楽になります。
拡大縮小や複製機能を使えば、書類自体がもっと使いやすくなります。
スマホやタブレット画面だと書類が見づらいという人や、全体量がわかりづらく内容に集中できないという人はPDF閲覧アプリを探し直してみるのがおすすめです。
今まで書類を探したり、整理していた時間を
好きなことのために使って、
昨日より自分らしく暮らしましょう！
