家電の説明書や保険の書類、役所からの手紙など、日々生きていくだけで、書類はどんどん溜まります。
こういう書類は、普段使わないくせに、何かの拍子にとても必要になったりするのでとても厄介ですよね。
なぜって…見つからないんです！！！
普段使わないし、かさばるから部屋の奥底にしまいこんで、そのうち引っ越しなんかで変な場所に移動させてしまったりして…
私は必要な書類を探し出すだけで1日が終わるなんてこともザラでした。
しかし、私も一人暮らしを始めて、結婚して、「このままじゃいかん！」と編み出した方法が、今回紹介する書類整理デジタル化です。
・必要な書類が必要な時に見つからずに困ることが多い人
・書類を保存するスペースが膨大になってしまい困っている人
・ScanSnapの購入を検討している人
・スキャナアプリの使い方がよく分からない人
「 書類整理をデジタル化する」とは
そもそも書類整理をデジタル化ってどういうこと？
書類をPDF形式にして、パソコン上で保管することです！
PDF形式とは
PDF形式とは、.txtや.xlsxと同じファイル形式の1つで、 Portable Document Formatの略です。
PDF形式では、データの文字や図形、写真を紙に印刷するのと全く見た目で保存することができます。
このためPDFは電子版の紙として、広く使われています。
書類整理をデジタル化する方法は？
書類整理をデジタル化する方法は主に2つあります。
1つは専用スキャナを使って、書類をスキャンする方法です。
もう1つはスマホのスキャンアプリを使って、写真を撮るように書類をスキャンする方法です。
要は書類をスキャンして、PDF化することが、デジタル化のポイントなのです。
デジタル化した書類を見る方法
デジタル化した書類は、パソコン、タブレット端末、スマホなどあらゆる媒体で見ることができます。
Google DriveやOneDrive、iCloudなど、クラウド上に保存すれば、その端末自体にデータが入っていなくても、書類を見ることも可能です。
書類整理をデジタル化するメリット
収納スペースを取らない
家電の説明書や保険の書類は、ページ数の多い冊子タイプが多く、紙のまま保存しようとすると、かなりスペースを取ります。
しかも厄介なのが、書類の大きさがそれぞれ異なるため、無駄に収納スペースを取ることです。
このような書類たちを保存するために、書類保管用の棚や、書類保管用の部屋を作った人も多いのではないでしょうか？
書類をデジタル化すると、書類の原本は要らなくなるため、物理的な収納スペースは必要ありません。書類だけのために使っていた棚や部屋を解放して、別の用途に使うことができます。
必要な書類が迷子にならない
書類はデジタル化することで、検索機能を使えるようになります。
このため、「必要な書類をどこにしまったか思い出せない！」という事態を防ぐことができます。
書類は必要な時に必要な情報を引き出せないと意味がありません。「多分家のどこかには存在する…」という状態では書類を持っていても無意味なのです。
外出先でも確認できる
デジタル化した書類をクラウド上に保存しておけば、外出先でも書類を確認することができます。
例えば、両親に「ベビー用品どんなの選んでるの？」と聞かれたとしても、ベビー用品カタログをデジタル化しておけば、すぐに商品の写真を見せながら、「こんなの考えてます〜」と相談することができ、余計な心配をかけなくてすみます。
また、電車での移動中などちょっとした隙間時間に、資料を確認したり、旦那とあれこれ資料を見ながら相談できるのも、書類整理デジタル化のメリットです。
書類整理をデジタル化する手順
上でも述べたように、書類整理をデジタル化する方法は主に2つあります。
1つはScanSnapでスキャンする方法、もう1つはスマホのアプリを使ってスキャンする方法です。
結論から言うと、私のおすすめはメインでScanSnap、サブでアプリを使う方法です。
私はずぼらなので、まめに書類をデジタル化することができません。
基本的には1週間〜2週間、書類を溜め込んでから一気にScanSnapでデジタル化します。
ただ、外出先でもらった書類をすぐにデジタル化して取り込みたい時や、量が少ない時はスキャナアプリを重宝しています。
ScanSnapとスキャナアプリは、それぞれ効果的に使える場面が全然違います。なのでどちらか一本に絞るのではなく、状況によって使い分けるのが、一番効率よく書類をデジタル化できる方法だと思っています。
アプリを使って書類をデジタル化する手順
書類をPDF化して保存できるアプリといえば、Adobe Scanを始め、Microsoft LensやEvernoteが有名です。
例えばAdobe Scanは、アプリを起動するとカメラの画面になるので、取り込みたい書類が映るように調整するだけで、書類を取り込むことができます。撮影時に歪んでしまっても、保存前に歪みを修正できるので、うまく撮れなくても大丈夫です。
↓スキャナアプリ「Adobe Scan」で書類をスキャンする様子
スキャナアプリ例_AdobeScan
スキャナアプリ例_AdobeScan_2
スキャナアプリ例_AdobeScan_3
スキャナアプリ例_AdobeScan_4
スキャナアプリ例_AdobeScan_5
スキャナアプリ例_AdobeScan_6
アプリを使って書類をデジタル化するメリット
アプリを使って書類をデジタル化する1番のメリットは、すぐ、手軽に書類をデジタル化できることです。
Adobe Scanを始め、スキャナアプリは無料でも十分な機能を備えたものがたくさん出ています。
スマホさえあれば、あとは無料で書類をデジタル化できるのがスマホのスキャナアプリ最大の強みです。
また、Evernoteの名刺をスキャンすると名刺の情報をノートに自動変換してくれる機能のように、スマホアプリだからこそできる連携機能が豊富なのもスマホスキャナアプリのメリットです。
アプリを使った書類デジタル化のデメリット
アプリを使った書類デジタル化のデメリットは、1枚ずつしかスキャンできないことでしょう。
学校からもらう手紙なら、スマホのスキャナアプリでスキャンできますが、家電の説明書や、カタログ、保険の資料のように何ページにもなる書類を1枚1枚スキャンするのは、非効率的です。
また、日頃から書類をデジタル化している人ならスマホのスキャナアプリで問題ないかもしれませんが、「大掃除兼ねて今まで溜めちゃった書類を片付けるぞー！」という人にもスマホのスキャナアプリは、あまりおすすめできません。
このようにアプリを使った書類のデジタル化は、書類が少量なら手軽に書類をスキャンできて便利なのですが、書類が多い場合には、スキャンに時間がかかってしまうため、あまりおすすめできません。
ScanSnapを使って書類をデジタル化する方法
ScanSnapを使って書類をデジタル化するためには、パソコンにScanSnap専用のアプリを入れて、ScanSnap本体と接続する必要があります。
・ScanSnap
・パソコン（タブレット・スマホも可）
詳しい初期設定方法は以下のサイトに書いてありますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
初期設定が完了したら、ScanSnapに書類をセットして「scan」ボタンを押すだけです。
パソコンの場合、スキャンした書類の保存先はパソコン内のフォルダに保存されます。（パソコン内のファイルシステムにクラウドを登録している場合は、登録しているクラウド内のフォルダに保存することができます。）
タブレット端末・スマホの場合、スキャンした書類はScanSnap専用アプリに紐づくフォルダに保存されます。
ScanSnapを使って書類をデジタル化するメリット
ScanSnapを使って書類をデジタル化する最も大きなメリットは、なんといってもスキャン速度が速いことです。
最新モデルのScanSnap ix1600では、1分で約40枚の書類をスキャンすることができます。
重なり自動検出機能や両面スキャン機能もあるため、滑りやすい紙質の書類でも両面印刷の書類でも問題ありません。
大量の書類・ページ数の多い書類をデジタル化するなら、ScanSnapを使うのがおすすめです。
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価格:52,800円 |
ScanSnapを使って書類をデジタル化するデメリット
ScanSnapを使って書類をデジタル化するための一番の障壁は、やはり初期費用がかかることです。
ScanSnapの最新モデル「ScanSnap ix1600」はオープン価格52,800円と、決して安くはありません。
一方、ScanSnapの前モデル「ScanSnap ix1500」なら25,000円〜48,000円ほどで入手することもできます。
ix1600最大の売りは、ix1500の機能をそのままに、ix1600のスキャン速度がix1500よりも33%速くなったこととされています。
33%早くなると、例えば400枚の書類をスキャンするのにix1500だと12分かかっていたところ、ix1600だと10分でスキャンできる計算です。
確かにビジネスで何千枚とスキャンするなら大きな33%の違いは大きいのかもしれませんが、正直自宅の書類整理に使う分には、大して変わらない気がします。
私はScanSnap ix1500を現在使っていますが、遅いと感じたことは一度もありません。
もし大量の書類をデジタル化のためにScanSnap購入を考えているなら、コスパ的に、最新モデルよりも1つ型落ちしたix1500の方がおすすめです。
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スキャナー A3 富士通 PFU ScanSnap iX1500 最大A3 対応 両面 Wi-Fi ドキュメントスキャナ FI-IX1500 本の自炊 名刺の整理 レシートで家計簿 価格:43,900円 |
デジタル化した書類の活用するためのおすすめアプリ
ファイルアプリで検索・閲覧・編集
ファイルアプリとは、Apple製品ならデフォルトで入っているデータ管理アプリです。
ファイルアプリではiPad内のストレージだけでなく、iCloudやOneDriveにも接続できるため、デジタル化した書類をクラウドに保存したい方には特におすすめのアプリです。
私はデジタル化した書類は全てiCloudに保存して、書類を見たいときは書類の名前で検索をかけます。
※デジタル化した書類には、必ずわかりやすい名前をつけるのがポイントです！
ファイルアプリだけでPDFファイルを閲覧したり、文字を書き込むことができるので、ちょっと書類を確認する時に重宝しています。
ただ、ページ送りが縦スクロールしかないため、じっくり書類を確認したいときは別のPDF閲覧アプリを使うのがおすすめです。編集に関しても、しっかり手書きするなら、他のノートアプリを使うのがおすすめです。
デジタル化した書類を編集するならGoodNotes 5がおすすめ
デジタル化した書類を含め、PDFに手書きするならGoodNotes 5がおすすめです。
GoodNotes 5はApple Storeで配信されているノートアプリの1つです。
有料アプリではありますが、書類への書込みだけでなく、ノートを1から作成したり、デジタル手帳を使ったり、家計簿をつけたり、工夫次第で本当にたくさんの使い方ができます。
私は、結婚式準備用の資料は全てデジタル化して打ち合わせに持って行き、主人とプランナーさんと話した内容をGoodNotes 5に読み込んだ資料に直接手書きでメモしていたので、打ち合わせのための荷物をだいぶ減らすことができました。
特にiPadとApple Pencilを持っている方にはぜひおすすめしたい、一押しのアプリです。
↓その他GoodNotes 5の活用法はこちら
デジタル化した書類を閲覧するならSideBooksがおすすめ
SideBooksはApple StoreとGoogle Playで配信されているPDF閲覧アプリの1つです。
メイン画面が本棚のようになっていたり、また実際の本のようにぺらぺらとページをめくって読むことができたり、実物の本に近い体験ができるのが、SideBooksの特徴です。
また、DropBoxのフォルダに直接繋ぐことができるため、デジタル化した書類をDropBoxに保存したいという人には、特におすすめです。
まとめ
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今回は書類整理をデジタル化するメリット、書類をデジタル化する方法、デジタル化した書類の活用方法についてご紹介しました。
書類整理のデジタル化は、小学生時代からお手紙・提出書類・重要書類をなくしまくった私がようやく辿り着いた方法です。
もし私と同じように書類整理で困っている方は、ぜひぜひ書類のデジタル化で、書類地獄から抜け出して下さい！
